Zpracování osobních údajů

1. Kdo osobní údaje zpracovává

Osobní údaje zpracovávají podle povahy konkrétního členství, kurzu, kroužku nebo jiné služby tyto subjekty:

ULTRA ANT spol. s r.o.
IČO: 25733711
se sídlem Týnská 622/17, 110 00 Praha 1 – Staré Město

a

UltraAnt club, z.s.
IČO: 09622667
se sídlem U Školy 32, 252 19 Chrášťany

dále společně jen „UltraAnt“.

Kontaktní e-mail pro záležitosti ochrany osobních údajů je info@ultraant.cz.

ULTRA ANT spol. s r.o. zpracovává osobní údaje zejména v souvislosti s poskytováním kurzů, kroužků, vstupů a dalších služeb.

UltraAnt club, z.s. zpracovává osobní údaje zejména v souvislosti s členstvím ve spolku, vedením členské evidence, registrací u Českého horolezeckého svazu a související spolkovou činností.

Pokud se na zajištění konkrétní aktivity podílejí oba subjekty, mohou si v nezbytném rozsahu předávat údaje potřebné pro organizaci aktivity, vedení evidence, evidenci plateb, komunikaci, registraci, pojištění a zajištění bezpečnosti účastníků.

2. Jaké údaje zpracováváme

Podle druhu přihlášky, členství nebo služby můžeme zpracovávat zejména:

• jméno a příjmení,
• datum narození,
• adresu bydliště,
• telefonní číslo a e-mailovou adresu,
• údaje o zákonném zástupci nezletilého účastníka,
• údaje o členství, přihláškách, kurzech a navštěvovaných skupinách,
• údaje o provedených platbách a vystavených dokladech,
• údaje potřebné pro registraci u Českého horolezeckého svazu,
• údaje potřebné pro sjednání nebo evidenci pojištění,
• údaje potřebné pro účast na sportovních akcích a soutěžích,
• další údaje, které nám účastník dobrovolně poskytne v souvislosti s konkrétní aktivitou.

Rodné číslo požadujeme pouze tehdy, pokud je nezbytné pro konkrétní účel, například pro registraci u Českého horolezeckého svazu, evidenci pojištění, splnění podmínek dotačního programu nebo splnění jiné právní povinnosti. Pokud rodné číslo pro konkrétní aktivitu nepotřebujeme, nepožadujeme jej.

3. Proč údaje zpracováváme

Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem:

• přijetí a zpracování přihlášky,
• uzavření a plnění smlouvy o poskytování kurzu, kroužku nebo jiné služby,
• vedení členské evidence UltraAnt club, z.s.,
• správy členských příspěvků, kurzovného a dalších plateb,
• organizace kurzů, kroužků, tréninků, závodů a dalších aktivit,
• komunikace s účastníky a zákonnými zástupci,
• zasílání organizačních informací, změn termínů a bezpečnostních pokynů,
• evidence docházky a náhradních lekcí,
• registrace členů nebo sportovců u Českého horolezeckého svazu,
• zajištění pojištění a účasti na soutěžích,
• vedení účetnictví a plnění daňových povinností,
• doložení splnění podmínek dotací a grantů z veřejných zdrojů,
• zajištění bezpečnosti účastníků,
• evidence a řešení úrazů nebo mimořádných událostí,
• ochrany práv a oprávněných zájmů UltraAnt.

4. Právní důvody zpracování

Osobní údaje zpracováváme zejména proto, že:

• je zpracování nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy,
• je zpracování nezbytné pro vedení členství ve spolku,
• musíme splnit právní povinnost,
• máme oprávněný zájem na řádném provozu, organizaci aktivit, bezpečnosti a ochraně svých práv,
• případně jste nám pro konkrétní dobrovolný účel udělili samostatný souhlas.

Odesláním přihlášky tedy neudělujete obecný souhlas se všemi způsoby zpracování osobních údajů. Potvrzujete, že jste byli informováni o tom, jak a proč jsou vaše osobní údaje zpracovávány.

5. Komu mohou být údaje předány

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu předány zejména:

• Českému horolezeckému svazu,
• pořadatelům sportovních akcí a soutěží,
• poskytovatelům pojištění,
• poskytovatelům dotací a grantů,
• orgánům státní správy a územní samosprávy,
• účetním, daňovým a právním poradcům,
• poskytovatelům platebních, registračních, e-mailových, hostingových a informačních systémů,
• dalším dodavatelům zajišťujícím nezbytné technické nebo organizační služby,
• orgánům veřejné moci, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon nebo závazné rozhodnutí.

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze osobám, které je potřebují pro plnění svých pracovních, smluvních nebo spolkových povinností.

6. Jak dlouho údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro daný účel.

Údaje související s členstvím uchováváme po dobu trvání členství a následně po dobu potřebnou pro vypořádání práv a povinností spolku.

Údaje související s kurzem, přihláškou, smlouvou nebo platbou uchováváme po dobu trvání příslušného vztahu a následně po dobu stanovenou účetními, daňovými a dalšími právními předpisy.

Údaje potřebné pro ochranu právních nároků můžeme uchovávat po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt.

Údaje zpracovávané na základě dobrovolného souhlasu uchováváme do odvolání souhlasu nebo do skončení účelu, pro který byl souhlas udělen.

7. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte za podmínek stanovených právními předpisy právo:

• požadovat informace o zpracování svých osobních údajů,
• získat přístup ke svým osobním údajům,
• požadovat opravu nepřesných nebo neúplných údajů,
• požadovat výmaz osobních údajů,
• požadovat omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• požadovat přenositelnost údajů, pokud jsou pro ni splněny podmínky,
• kdykoli odvolat dobrovolně udělený souhlas,
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím e-mailu info@ultraant.cz. Před vyřízením žádosti můžeme přiměřeným způsobem ověřit totožnost žadatele.

8. Organizační zprávy, marketing a fotografie

Na kontaktní údaje můžeme zasílat zprávy nezbytné pro poskytování služby nebo vedení členství, zejména potvrzení přihlášky a platby, informace o termínech, změnách a zrušení lekcí, bezpečnostní pokyny a další organizační sdělení.

Zasílání marketingových novinek a nabídek, které nesouvisejí přímo s objednanou službou nebo členstvím, se řídí samostatnými pravidly a případným dobrovolným souhlasem.

Souhlasím s tím, aby na akcích pořádaných společnostmi ULTRA ANT spol. s r.o., IČO 25733711, a UltraAnt club, z.s., IČO 09622667, byla zachycena má podoba formou fotografie nebo videozáznamu a aby takto pořízená dokumentace byla použita k prezentačním a propagačním účelům UltraAnt, zejména na webových stránkách, sociálních sítích a v tištěných materiálech.